Helper CTO シリーズ 24｜同じチームが最初から最後まで：「担当者交代の再説明」が一番高くつく理由

「うちの会社はこういう仕組みで動いていて——」このセリフ、何回言いましたか。最初の制作会社に一度、引き継いだエンジニアに一度、その後のチームにもう一度。一回言うたびに午後が丸ごと潰れ、話し終えても相手はコードを読み込むのに何日もかかり、その間に何かを壊すリスクは結局自分が負うことになります。運が悪くて毎回合わない相手に当たっているのではなく、システムのことを覚えている人がずっといなかっただけです。この3つのコストを本記事で洗い出します。

「うちの会社はこういう仕組みで」を何回言いましたか

システムが完成してから数年の間、担当者の交代はよくあることで、理由もそれぞれもっともです。

• エンジニアの退職：出ていくのは人だけでなく、頭の中にあった書き残されていない判断の数々もです。
• 外注先のプロジェクト終了：見積もりは「作ること」に対する対価なので、作り終われば終了となります。
• 新しいチームが半年で離れる：また次を探し、同じことをもう一度話すしかありません。

問題はその午後の時間だけではありません。あなたが話しているのは「会社がどう動いているか」で、相手が必要としているのは「システムがなぜこの形になったか」です。その間には誰も記録していない歴史があります。その歴史は前の担当者の頭の中にだけあり、その人が去ればそのまま消えてしまいます。

担当者交代のコスト：3段階すべてあなたが払っている

担当者交代を分解すると、3段階とも行き着く先は同じです。

一番見落とされやすいのが3段階目です。最初の2段階は目に見える時間として現れますが、3段階目は「新しい担当者があなたのシステムを覚えていない」ことによって生まれます。なぜ一度きりの外注は失敗するのかの記事はまさにこの話です。作り終えたら去り、記憶のコストは次の担当者に持ち越され、その次の担当者のコストはあなたが払うことになります。

なぜ私たちは同じチームにこだわるのか

私たちのやり方は、引き継ぎ、保守、改善、継続開発を同じチームが担当することです。これはスローガンではなく、コスト構造上の選択です。

• 健診時に見たコードは、引き継ぎ時にもう一度見直す必要がありません。
• 引き継ぎ時に聞いた業務ロジックは、機能変更時にもう一度聞き直す必要がありません。
• 機能変更時にぶつかった落とし穴は、継続開発の際にはすでに避け方が分かっています。

あなたの側から見ると、節約できるのは次のようなことです。

• レポートに書かれた対応事項は、引き継ぎ後最初の月からそのまま作業に組み込まれる。
• ミスが起きる確率は時間とともに下がっていき、担当者が変わるたびにゼロからやり直しにならない。
• あなたは一度説明するだけで、その後は毎回「前回どこまで話したか」から続けられる。

人手不足時代の外注の考え方の記事でも触れましたが、人を見つけること自体は難しくなく、難しいのは「あなたのシステムを知っている人」を見つけることです。Helper CTOとは何かの記事で言う「御社の正社員ではない」という点の核心は、まさに「正社員のように御社のことを覚えている」という点にあります。

同じチームだからといって縛られるわけではない：ドキュメントと記録はすべてお渡しする

「それって結局縛られることになるのでは」と思うかもしれません。その懸念はもっともなので、私たちは次の4つでバランスを取っています。

• 契約縛りなし：月単位でのご請求で、いつでも解約でき、契約期限を待つ必要はありません。
• ドキュメントをお渡しする：システムがどこで動いているか、どうデプロイするか、データはどこにあるか、誰がログインできるか。
• 記録もお渡しする：この期間中に行った変更それぞれの内容と理由。
• 所有権は御社のもの：コード、データ、アカウントは最初から最後まで御社名義のままです。

「同じチーム」はあなたが説明し直さなくて済むためにあり、「ドキュメントをお渡しする」のは、いつか本当に別の相手に変える必要が出たとき、次の担当者もゼロから始めずに済むためです。

相手が本当に「同じチーム」かどうかの確認方法

私たちに依頼するにしても他社に依頼するにしても、次のような質問がその場でのテストになります。

• 健診や評価を行った人と、実際に後で引き継ぎを担当する人は同じ人物か。
• 要望を伝えたとき、すでに話したことをまた聞いてくるか。一度聞くのは確認、毎回聞くのは覚えていないということです。
• 変更は記録されているか。「先月何をどう変えたか」が見られるか。
• 半年後にやめると仮定したら、何を受け取れるか。リストで答えられないなら、記憶もおそらく残らない。
• 打ち合わせに来る担当者が毎回違う顔ぶれではないか。

私たちが受ける案件、受けない案件の記事で触れましたが、私たちが求めているのは長期的な関係であり、一度きりの火消しではありません。その理由がこの記事です。

Nerdtechnic（恩梯科技）がどう「説明し直す回数」を減らすか

• 健診でシステムを見た人が、その後の保守も担当します。
• 引き継ぎ、保守、改善、継続開発の4つを、同じチームが最初から最後まで担当します。
• すべての変更を記録し、何をなぜ変えたかをいつでも確認いただけます。
• 契約終了時にはドキュメントと記録をすべてお渡しします。担当者が変わってもブラックボックスにはなりません。

これまで払った中で一番高くついた費用は、開発費ではなく、同じことを三度目に説明することだったかもしれません。

担当者が変わるたびに説明し直すコストは目に見えませんが、毎回あなたが払っています。Nerdtechnic（恩梯科技）は Helper CTO として、御社のシステムを引き継ぎ、保守、改善、継続開発します。最初から最後まで同じチームが担当します——社内の技術責任者のような存在ですが、御社の正社員ではありません。最初のステップは60分のシステム健診です。コードさえ見せていただければよく、本番環境のアカウントやパスワードは不要で、3～5営業日以内に読んで分かる1ページのレポートをお渡しします。自分の会社のことを何度もゼロから説明することにもう疲れたなら、今回は一度だけ話してください。Helper CTO：システム保守プラン